Zakon o varstvu osebnih podatkov postavlja jasne obveznosti za vsako organizacijo, ki zbira, hrani ali obdeluje osebne podatke, hkrati pa daje posameznikom pravice, ki jih morajo spoštovati vsi, ki delujejo v poslovnem in javnem sektorju, več pomembnih informacij na to temo pa je tukaj. Razumevanje tega zakona pomeni več kot le izpolnjevanje pravnih obrazcev; gre za sistemski pristop k upravljanju informacij, ki varuje zasebnost strank, zaposlenih in partnerjev ter zmanjšuje poslovna tveganja. Zakon o varstvu osebnih podatkov je tudi priložnost za dvig zaupanja in izboljšanje notranjih procesov, saj dobro urejena politika varstva podatkov zmanjša tveganje incidentov in finančnih sankcij.
Začetna naloga vsake organizacije je jasna revizija obstoječih procesov in identifikacija vseh tokov osebnih podatkov. To pomeni dokumentiranje, katere vrste podatkov se zbirajo, za kakšen namen, kako dolgo se hranijo in kdo ima do njih dostop. V mnogih primerih je priporočljivo imenovati pooblaščeno osebo za varstvo podatkov ali zunanjega strokovnjaka, ki pomaga pri pripravi evidence obdelav, oceni vpliva na varstvo podatkov (DPIA) in vzpostavitvi varnostnih ukrepov.
Podjetja, ki nimajo internih kapacitet, lahko poiščejo strokovno podporo za prilagojene rešitve, vključno s pripravo pravilnikov, vzpostavitvijo evidence, izdelavo obrazcev za privolitev ter izvajanjem izobraževanj in analiz skladnosti. Strokovna podpora vključuje tudi pomoč pri usklajevanju z lokalno zakonodajo, kot je ZVOP-2, in z evropsko uredbo GDPR, ter svetovanje pri postopkih nadzora in pripravi poročil za notranjo in zunanjo rabo. Tak pristop pomaga organizacijam, da zakon o varstvu osebnih podatkov izvedejo sistematično, z jasno razporeditvijo odgovornosti in z dokumentacijo, ki jo zahtevajo inšpekcijske kontrole.
V praksi je treba poskrbeti tudi za tehnične in organizacijske ukrepe: šifriranje občutljivih podatkov, omejevanje dostopa po principu najmanjših privilegijev, redno varnostno kopiranje in testiranje obnovitve ter redno posodabljanje sistemov. Poleg tehnologije pa so ključni procesi — pogodbe s pogodbenimi obdelovalci, jasne interne smernice ter mehanizmi za uresničevanje pravic posameznikov, kot so pravica do dostopa, popravka ali izbrisa podatkov. Redno izvajanje notranjih preverjanj in usposabljanj zaposlenih zmanjša tveganje napak, ki pogosto vodijo do resnih posledic. Pristop, ki združuje pravilnike, tehnične ukrepe in usposobljen kader, zagotavlja, da zakon o varstvu osebnih podatkov deluje kot zaščita in konkurenčna prednost, ne le kot obveznost.